Constituir una empresa en Colombia es una gran decisión con un sinfín de beneficios, pero también conlleva una serie de trámites y costos que es importante conocer desde el principio.
Los gastos pueden variar según el tipo de sociedad y los permisos específicos que necesite su negocio… Desde el registro mercantil hasta la obtención del NIT y RUT ante la DIAN, cada paso es crucial para operar legalmente.
En esta guía, le explicamos de manera clara y detallada todo lo que debe tener en cuenta, para que el proceso sea más sencillo y transparente.
¿Qué Influye en el Presupuesto Final al Constituir su Empresa en Colombia?
Lo que se debe incluir en su presupuesto base
Cuando se trata de constituir una empresa en Colombia, es importante considerar una serie de trámites esenciales que influyen directamente en su presupuesto inicial.
Aquí explicamos algunos de los más importantes, para que tenga claridad sobre los costos y la importancia de cada uno:
Registro Mercantil:
Esto puede variar entre COP $30.000 y $150.000, aunque las cifras pueden cambiar según el tamaño de la empresa y la región en la que se constituya.
El registro mercantil es indispensable para que su empresa tenga existencia legal en Colombia. Este trámite se realiza ante la Cámara de Comercio correspondiente, y el costo depende del capital social de la empresa, ya que es un porcentaje sobre ese monto.
Formulario RUES:
El Formulario RUES es otro de los trámites básicos que debe completar al registrar su empresa.
Este formulario recoge información clave de la compañía, como su objeto social, datos de los socios y actividad económica. El costo por diligenciarlo es bastante asequible, generalmente alrededor de COP $4,500 y $7.200 y se paga en la misma Cámara de Comercio. Este paso es indispensable para que su empresa quede correctamente registrada en el Registro Único Empresarial y de Establecimientos Comerciales (RUES).
Registro Único Tributario (RUT):
El RUT es necesario para que su empresa pueda realizar cualquier actividad comercial, ya que este documento identifica a su negocio ante la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales).
Sin este registro, no podrá emitir facturas ni cumplir con sus obligaciones fiscales.
Afortunadamente, este trámite es gratuito, pero debe ser uno de los primeros que realice una vez constituida la empresa.
Acta de constitución:
El acta de constitución es un documento legal que formaliza la creación de su empresa y establece los términos entre los socios, el capital, y los objetivos de la misma.
Dependiendo de la complejidad y del capital de la empresa, el costo puede rondar los COP $53.000. Este documento es clave para la existencia legal de su empresa, pues sienta las bases de su funcionamiento.
Solicitud de libros de actas:
El libro de actas es un registro oficial donde se anotan las decisiones más importantes de su empresa, como reuniones de socios y decisiones administrativas.
Este es otro de los requisitos formales que exige la ley, y su costo es bajo, aproximadamente COP $18.000 a $30.000.
Aunque es un gasto pequeño, es necesario tenerlo en cuenta, ya que es requerido por las autoridades en caso de auditorías o revisiones legales.
Certificado de existencia y representación legal:
Este certificado es emitido por la Cámara de Comercio y certifica que su empresa existe legalmente y quiénes son las personas autorizadas para actuar en nombre de la compañía.
El costo ronda los COP $7.200, dependiendo de la ciudad o región. Este documento es necesario para llevar a cabo muchos trámites, como abrir cuentas bancarias o firmar contratos a nombre de la empresa.
Certificado de matrícula mercantil:
Este certificado es uno de los documentos más importantes, ya que formaliza el registro de su empresa ante el Registro Mercantil. Es obligatorio para operar legalmente y debe renovarse anualmente.
El costo depende del capital social de su empresa y el valor del registro inicial suele ser mayor que el de la renovación anual. Su precio está alrededor de los COP $3.600.
Registro de marca (no obligatorio):
El registro de marca es opcional, pero muy recomendable si desea proteger el nombre o logotipo de su empresa.
Este trámite se realiza ante la Superintendencia de Industria y Comercio y su costo oscila entre $550.000 (si es solicitado en formato digital) y $645.000 (en formato físico), dependiendo de la clase de productos o servicios que desea proteger.
Aunque es un gasto adicional, el registro de marca asegura que nadie más pueda usar su nombre o imagen en el mercado.
Costos que variarán según la empresa a constituir
Algunos costos adicionales pueden variar significativamente según el tipo de empresa que desee constituir.
Estos aspectos pueden no ser necesarios para todos los negocios, pero en muchos casos representan un gasto considerable al iniciar una empresa.
Vamos a ver algunos de ellos:
Honorarios del profesional que le apoyará en la gestión:
Si decide contar con la asesoría de un experto en constitución de empresas en Colombia, este costo variará según la complejidad del negocio y la experiencia del profesional. En Cabarcas Abogados no solo le ayudamos a ahorrar tiempo en estos trámites y a evitar posibles errores que podrían complicar el proceso, sino que además nos ajustamos a su presupuesto con cómodas facilidades de pago.
Permisos, certificaciones, licencias, etc:
Dependiendo de la actividad económica de su empresa, puede requerir permisos específicos para operar.
Estos pueden incluir licencias de salud, certificaciones de calidad, permisos ambientales o de funcionamiento que se tramitan ante diversas autoridades locales y nacionales.
El costo de estos trámites puede variar ampliamente, dependiendo del sector en el que se desarrolle su negocio y las normativas aplicables.
Alquiler de local:
Si su empresa requiere un espacio físico para operar, deberá incluir en su presupuesto los costos de alquiler. Este valor dependerá de la ubicación, el tamaño del local y las condiciones del contrato.
4 Consejos para Calcular Correctamente su Presupuesto de Constitución
1. Organice y segmente los costos
Es fundamental separar los gastos en categorías como trámites legales, permisos, honorarios y alquileres. Esto le permitirá tener una visión clara de cuánto necesitará para cada etapa del proceso.
2. Considere los costos ocultos
Algunos gastos no son tan evidentes al principio, como renovaciones de permisos, registros anuales o ajustes notariales. Manténgalos en cuenta para evitar sorpresas.
3. Establezca un fondo de emergencias
Es recomendable tener una reserva económica para imprevistos que puedan surgir durante el proceso, como costos adicionales o retrasos.
4. Tenga paciencia
El proceso de constitución puede tardar más de lo previsto, especialmente si necesita licencias o permisos especiales. Es importante presupuestar el tiempo como un factor que puede incidir en los costos operativos.
¿Tiene Dudas y No Sabe Cómo Empezar? Le Guíamos con un Paso a Paso…
Constituir una empresa en Colombia puede parecer complicado al principio, pero con una buena guía y organización, todo se vuelve más sencillo.
A continuación, le presentamos los pasos más importantes para empezar con buen pie:
1. Definir el tipo de empresa: El primer paso es decidir qué tipo de sociedad va a constituir. Puede optar por una Sociedad por Acciones Simplificada (SAS), una sociedad limitada, o incluso una empresa unipersonal, de acuerdo a lo que mejor se adapte a sus necesidades.
2. Comprobar la disponibilidad del nombre: Antes de registrar su empresa, debe verificar que el nombre que desea utilizar no esté registrado por otra entidad. Este proceso se realiza en la Cámara de Comercio.
3. Redacción y firma de los estatutos: Los estatutos definen el funcionamiento de la empresa, los roles de los socios, el capital, el objeto social y otros aspectos clave. Este documento debe ser firmado por los socios ante un notario.
4. Registro ante la Cámara de Comercio: Una vez firmados los estatutos, debe proceder a inscribir la empresa en el registro mercantil. Aquí se emite el certificado de existencia y representación legal.
5. Obtención del NIT y RUT: Tras la inscripción en la Cámara de Comercio, debe solicitar el NIT y el RUT en la DIAN para formalizar los registros tributarios de la empresa.
6. Inscripción en seguridad social: Si su empresa tiene empleados, es importante registrarla ante las entidades de seguridad social, para garantizar el cumplimiento de las obligaciones laborales.
Este es un resumen general, pero si necesita más detalles, puede contactarnos directamente o consultar este post para una explicación más completa y detallada de los trámites.
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