Constituir una empresa en Colombia puede parecer todo un reto, pero con la guía adecuada, usted estará listo para comenzar su negocio en poco tiempo.
Desde elegir la razón social hasta gestionar los permisos necesarios, cada paso es crucial para asegurar el éxito de su nueva empresa.
¿Sabe cuánto tiempo le tomará cada trámite? ¿O qué documentos necesita tener a la mano?
En este artículo, le acompañaremos paso a paso, desglosando cada proceso para que lo entienda fácilmente y evite sorpresas en el trayecto.
Guía Paso a Paso: ¿Cómo Constituir una Empresa en Colombia?
Fase 1: Establezca su norte, ¿cuál será su razón social, su actividad económica y estatutos?
- Elija la razón social:
Este es el primer paso y uno de los más importantes al iniciar su empresa. La razón social es el nombre oficial con el que su negocio será reconocido legalmente.
Una vez que tenga una idea, asegúrese de que ese nombre esté disponible. Puede verificarlo en este link: www.rues.org.co/RUES_WEB/consultas
Recuerde que, si otra empresa ya ha registrado el nombre que desea en la Cámara de Comercio, deberá elegir otro.
- Elija la forma jurídica de su empresa:
En Colombia se puede elegir entre diferentes tipos societarios, cada uno con sus propios beneficios y características.
Por ejemplo, al optar por una Sociedad por Acciones Simplificadas – S.A.S., las ventajas son que el proceso de gestión y creación suele ser más sencillo.
No obstante, la limitante es que las acciones en este tipo de sociedades no pueden ser negociadas en la bolsa.
Ahora, si busca constituir una empresa grande y desea optar por financiamiento a través de acciones en la bolsa, constituir una Sociedad Anónima, podrían ser una buena alternativa.
Pero estas no son las únicas opciones, existen otras bastante conocidas como:
– Sociedades de Economía Mixta
– Sociedades de Economía Mixta
– Sociedad en Comandita Simple.
– Sociedad en Comandita por Acciones.
– Sociedades Unipersonales.
– Sociedades Colectivas
Los aspectos más relevantes a considerar en este proceso son: la responsabilidad de los socios, la flexibilidad legal, las solemnidades a la que esté sometida y también los beneficios tributarios y laborales implicados.
Nuestro equipo experto en Constitución de Empresas podrá asesorarle en la elección de la forma jurídica más conveniente para su objetivo de negocio.
- Clasifique su actividad económica
Para operar legalmente en Colombia, necesita clasificar su actividad económica de acuerdo con el Código CIIU (Clasificación Industrial Internacional Uniforme).
Este código identifica el tipo de negocio que va a realizar y es fundamental para aspectos como la tributación y la inscripción en la DIAN.
Puede consultar la lista de códigos CIIU en línea, a través de la página web de la Cámara de Comercio. Elija el que mejor describa su actividad principal, pero si su negocio abarca varias áreas, es posible registrar más de un código. - Redacte los estatutos
Los estatutos son el documento que establece las normas internas, los derechos y deberes de los socios, la estructura administrativa y otros aspectos esenciales.
Este documento debe incluir detalles como la razón social, el objeto social, el capital, la duración de la empresa, entre otros.
Redactar bien estos términos es clave para evitar problemas futuros y tener claro el camino que seguirá con su negocio. Como sus abogados de confianza revisaremos a profundidad cada detalle para asegurar que todo esté en orden.
Fase 2: Trámites en la Cámara de Comercio
- Gestione su Pre-RUT en la Cámara de Comercio
Una vez que haya definido los aspectos fundamentales de su empresa, como la razón social y los estatutos, es momento de avanzar con los trámites formales.
El primer paso en esta etapa es gestionar el Pre-RUT. Pero, ¿qué es el Pre-RUT y por qué es tan importante?
El Pre-RUT es un registro preliminar necesario para que su empresa exista legalmente y pueda operar.
En esta fase, la Cámara de Comercio actúa como un intermediario con la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) para ayudarle a obtener este documento.
Con el Pre-RUT podrá aplicar para recibir el Número de Identificación Tributaria (NIT), que es utilizado para registrar los datos de los contribuyentes en el país. Por lo tanto, es un paso preliminar esencial.
Para su gestión, simplemente debe dirigirse a la Cámara de Comercio con la documentación necesaria (como los estatutos y la razón social previamente definidos) y solicitarlo. - Inscriba su Empresa en la Cámara de Comercio
Es obligatorio para poder operar en Colombia y garantiza que su empresa esté visible y protegida bajo las leyes comerciales del país.
Este registro no solo le otorga la seguridad de estar operando legalmente, sino que también le da acceso a beneficios como la protección de su nombre comercial, la capacidad de firmar contratos, y la posibilidad de acceder a financiamientos y otros servicios.
Estos son los pasos que debe seguir:- Presentación de Documentos: Lleve los estatutos, la certificación del Pre-RUT, y la identificación del representante legal a la Cámara de Comercio.
- Pago de Impuestos: Deberá pagar un impuesto correspondiente al 0,7% del monto total. Antes de aprobar la inscripción, la Cámara de Comercio analizará los estatutos de su empresa.
- Obtención del Certificado de Existencia y Representación Legal: Una vez que su empresa esté inscrita, recibirá este certificado, que es esencial para cualquier trámite futuro, como la apertura de una cuenta bancaria empresarial.
- Presentación de Documentos: Lleve los estatutos, la certificación del Pre-RUT, y la identificación del representante legal a la Cámara de Comercio.
Fase 3: Trámites ante la DIAN
- Abra la Cuenta Bancaria de su Empresa
Antes de hacer cualquier trámite ante la DIAN, necesita abrir esta cuenta, ya que algunos procedimientos (como el registro del RUT) requieren que tenga una cuenta a nombre de la empresa.
Para la elección de la entidad bancaria, es recomendable tomar en cuenta aspectos como el monto de apertura y los usos de créditos. - Para abrir la cuenta, necesitará:
- El Certificado de Existencia y Representación Legal: Este documento lo obtuvo en la Cámara de Comercio después de inscribir su empresa.
- Identificación del representante legal: El banco le pedirá su cédula y en algunos casos, una copia de la misma.
- Estatutos de la empresa: Los bancos necesitan conocer cómo está estructurada su empresa y quiénes son los responsables.
- El Certificado de Existencia y Representación Legal: Este documento lo obtuvo en la Cámara de Comercio después de inscribir su empresa.
- Tramite el RUT definitivo
El Registro Único Tributario (RUT) es la base sobre la que la DIAN gestiona todas sus obligaciones fiscales.
Si bien ya tramitó el Pre-RUT en la Cámara de Comercio, ahora necesita obtener el RUT definitivo para que su empresa pueda operar sin problemas.
Este trámite es vital porque el RUT incluye información esencial como:
– Su actividad económica: Que definió al seleccionar el código CIIU.
– La identificación tributaria: Este número será clave en todas sus interacciones con la DIAN.
– Responsabilidades fiscales: Aquí se define qué impuestos y tributos debe pagar.
El proceso es sencillo y puede hacerse de manera presencial en las oficinas de la DIAN o en línea, si prefiere evitar desplazamientos. Solo necesita tener a mano su Pre-RUT y la documentación básica de su empresa. - Gestione su Número de Identificación Tributaria (NIT)
El NIT es el número que identifica a su empresa frente a la DIAN y ante cualquier entidad con la que tenga relaciones comerciales.
Es fundamental que gestione el NIT lo antes posible, ya que este será requerido para emitir facturas, pagar impuestos y realizar cualquier otra actividad comercial formal.
Generalmente, se asigna automáticamente al completar el proceso del RUT, pero es importante asegurarse de que todo esté en orden y que tenga el número correcto asignado.
Este número será su identidad fiscal, así que es crucial tenerlo desde el principio.
Fase 4: Trámites Finales
- Presente su RUT ante la Cámara de Comercio
Una vez que haya obtenido su RUT definitivo, es importante presentarlo ante la Cámara de Comercio.
Este paso formaliza la relación de su empresa con la DIAN y asegura que todas las bases de datos estén actualizadas. No olvide llevar el original y una copia del documento. - Haga la Inscripción de los Libros
Su empresa necesitará llevar un registro claro y transparente de sus operaciones.
Para ello, debe inscribir los libros de registros de socios o accionistas, así como las actas de asambleas y juntas de socios en la Cámara de Comercio.
Esto es fundamental para cumplir con las normativas contables y fiscales, y tener un registro ordenado que le ayudará en la gestión diaria y en caso de auditorías. - Solicite la Resolución de Facturación
Para poder emitir facturas legales, necesita solicitar la Resolución de Facturación ante la DIAN.
Este es un trámite esencial, ya que sin él, no podrá generar facturas que cumplan con los requisitos legales, lo cual es fundamental para la transparencia y legalidad de sus operaciones.
Hoy en día, la facturación electrónica es obligatoria para las empresas en Colombia, así que asegúrese de cumplir con este requisito para evitar sanciones. - Haga el Registro en el Sistema de Seguridad Social
Si va a contratar empleados, debe inscribirse en el Sistema de Seguridad Social.
Este sistema incluye la afiliación a salud, pensión y riesgos laborales.
Este registro se realiza ante las diferentes administradoras de seguridad social, y también es posible realizarlo en línea. - Gestione sus Permisos y Licencias Especiales
Dependiendo de la actividad económica que desarrolle, podría necesitar permisos o licencias especiales.
Estos pueden incluir licencias sanitarias, permisos ambientales, o certificaciones específicas para operar en ciertos sectores.
Asegúrese de identificar cuáles son necesarios para su negocio y tramitarlos ante las autoridades correspondientes.
No cumplir con estos requisitos podría acarrear multas o incluso la clausura de su empresa, así que es mejor estar preparado desde el principio.
📌RECUERDE:
– Cumplir con su cita en la DIAN, pues de no hacerlo su empresa se mantendrá en el sistema como pre-aprobada.
– Si se ha registrado como persona natural, solicite su firma digital en línea y sincronícela.
En Cabarcas Abogados nos aseguramos de que usted pueda cumplir con todos los trámites, citas y documentaciones. Nos hacemos cargo del proceso para que usted, en cuestión de días, tenga su empresa lista para producir ¡Contáctenos!
Checklist: ¿Qué Documentación Debe Tener a la Mano para Constituir su Empresa?
Aquí tiene un listado completo de los documentos que necesitará para avanzar con la constitución de su empresa en Colombia. Asegúrese de tenerlos los organizados y listos para evitar interrupciones en el proceso:
- Documento de identidad del representante legal (cédula de ciudadanía o pasaporte).
- Nombre o razón social de la empresa (debe estar disponible y aprobado).
- Estatutos de la empresa (documento que define la estructura y normas internas).
- Certificado de Existencia y Representación Legal (obtenido en la Cámara de Comercio).
- Registro Único Tributario (RUT) definitivo (expedido por la DIAN).
- Número de Identificación Tributaria (NIT) (asignado junto con el RUT).
- Libros de contabilidad (diario, mayor y otros que la ley exige).
- Certificados de afiliación al Sistema de Seguridad Social (si va a contratar empleados).
- Permisos y licencias especiales (si aplica, dependiendo del tipo de actividad económica).
- Certificación de apertura de cuenta bancaria empresarial (emitida por el banco).
- Resolución de Facturación (emitida por la DIAN para la emisión de facturas).
¿Cuánto Tiempo Necesito para los Trámites y Requisitos al Constituir una Empresa?
- Consulta de disponibilidad del nombre en la Cámara de Comercio: 1 día hábil.
- Elaboración y firma de los estatutos: 2-5 días hábiles.
- Inscripción en la Cámara de Comercio (Registro Mercantil): 1-2 días hábiles.
- Obtención del Pre-RUT: 1 día hábil.
- Trámite del RUT definitivo en la DIAN: 1-2 días hábiles.
- Apertura de cuenta bancaria empresarial: 3-5 días hábiles.
- Inscripción de los libros de contabilidad en la Cámara de Comercio: 1-2 días hábiles.
- Solicitar la Resolución de Facturación en la DIAN: 1-3 días hábiles.
- Registro en el Sistema de Seguridad Social: 2-5 días hábiles.
- Obtención de permisos y licencias especiales (si aplica): 7-15 días hábiles (dependiendo del tipo de permiso).
En Cabarcas Abogados podemos hacernos cargo de la tramitación y constitución de su empresa en solo 15 – 20 días, sin que usted deba preocuparse por gestiones ni papeleos ¡Contáctenos!
